Excel-Vorlage oder App: was wann reicht

Fast jede Betreuung beginnt mit einer Tabelle. Das ist kein Fehler, sondern der vernünftige Anfang: Sie kostet nichts, sie ist sofort da, und sie macht genau das, was man ihr sagt. Die Frage ist nicht, ob sie taugt, sondern wie lange.

Wann reicht eine Tabelle?

Drei Bedingungen müssen zusammenkommen. Trifft eine nicht mehr zu, wird es mühsam:

Solange alle drei gelten, gibt es keinen zwingenden Grund zu wechseln. Wer zwei Klienten betreut und beide zweimal die Woche persönlich trifft, braucht keine Plattform.

Woran kippt eine Tabelle?

An einer Richtung. Eine Tabelle geht hinaus — der Plan wird ausgedruckt oder verschickt. Zurück kommt nichts, außer jemand tippt es ab. Genau das passiert in der Praxis nicht.

Ohne die Werte der letzten Einheit lässt sich keine Steigerungsregel anwenden. Du erfährst erst beim nächsten Termin, dass eine Übung nicht funktioniert hat, und beim übernächsten, dass zwei Einheiten ausgefallen sind. Bei Betreuung vor Ort ist das verschmerzbar, bei Betreuung zwischen den Terminen nicht.

Der zweite Kipppunkt ist die Zahl. Ab etwa zehn Klienten wird das Pflegen mehrerer Dateien zur eigenen Aufgabe — und die Verwaltungszeit ist ohnehin schon groß: Eine Branchenerhebung nennt rund 15 Stunden je Woche für Planung, Pläne und Organisation.

Wie fehleranfällig sind Tabellen?

Die belastbarste Zahl dazu stammt aus einer Übersichtsarbeit von Raymond Panko, die sieben Feldprüfungen an insgesamt 88 betrieblichen Tabellen zusammenfasst. Ergebnis: In 94 Prozent der geprüften Tabellen fanden sich Fehler, die Fehlerrate lag im gewichteten Mittel bei 5,2 Prozent der Formelzellen.

Geprüft wurden betriebliche Tabellen, keine Trainingspläne — die Zahl lässt sich also nicht direkt übertragen. Der Mechanismus schon: Ein falscher Bezug sieht aus wie ein richtiger. Eine Tabelle meldet keinen Fehler, sie rechnet weiter. Bei einem verschobenen Bezug in der Volumenspalte bekommt ein Klient wochenlang das Programm eines anderen, und niemand sieht es.

Was sagt der Datenschutz dazu?

Trainingsdaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und gehören damit in die am strengsten geschützte Kategorie. Für eine Tabelle heißt das drei Dinge: Sie braucht Zugriffsschutz, sie braucht eine Sicherung, und sie braucht ein Löschkonzept.

Praktisch scheitert es meist am Speicherort. Eine Datei in einem Speicherdienst ohne Auftragsverarbeitungsvertrag ist nicht zulässig; die Einzelheiten stehen in Google Drive und Dropbox für Klientendaten. Ob Trainingsdaten überhaupt unter Art. 9 fallen, ist in Sind Trainingsdaten Gesundheitsdaten? aufgeschlüsselt.

Der zweite Stolperstein ist der Versandweg. Eine Tabelle wird verschickt, und zwar meist über den Messenger, in dem ohnehin geschrieben wird. Warum das heikel ist, steht in Darf ich Klientendaten über WhatsApp schicken?.

Was spricht weiterhin für die Tabelle?

Mehr, als Softwareanbieter zugeben. Eine Tabelle ist unschlagbar flexibel: Jede Auswertung, die keine Plattform vorsieht, lässt sich in zehn Minuten bauen. Sie gehört dir vollständig, sie funktioniert ohne Netz, und sie kostet nichts.

Sinnvoll ist deshalb nicht „Tabelle oder App", sondern eine Aufteilung: Die laufende Betreuung geht in die App, die eigene Auswertung bleibt in der Tabelle. Kalkulation, Auslastung und Jahresübersicht sind Tabellenaufgaben — und bleiben es.

Was ändert sich für den Klienten?

Die Entscheidung wird meist aus Sicht des Trainers getroffen und trifft vor allem den Klienten. Für ihn bedeutet eine Tabelle in der Praxis: ein Ausdruck oder eine Datei auf dem Telefon, die er im Studio öffnet, nicht ausfüllen kann und deshalb nach zwei Wochen nicht mehr sucht.

Das ist kein Motivationsproblem, sondern ein Bedienproblem. Wer nach jedem Satz eine Zahl in eine Tabellenzelle auf einem Telefonbildschirm eintragen soll, tut es zwei Einheiten lang. Danach trainiert er nach Gefühl, und dein Plan ist eine Empfehlung geworden.

Für Betreuung vor Ort spielt das keine Rolle, weil du die Zahlen selbst notierst. Für alles dazwischen entscheidet genau dieser Punkt, ob Betreuung stattfindet. Woran Klienten sonst noch aussteigen, steht in Warum Klienten abspringen.

Woran erkennst du den richtigen Zeitpunkt?

Nicht an einer Klientenzahl, sondern an drei Sätzen, die man sich selbst sagen hört:

1. „Ich frage nach, ob du trainiert hast." — Die Rückmeldung fehlt.
2. „Ich schicke dir den Plan nochmal." — Er ist nicht dort, wo trainiert wird.
3. „Warte, welche Datei war das?" — Die Verwaltung ist zur Aufgabe geworden.

Kommt einer dieser Sätze regelmäßig vor, ist der Punkt erreicht. Welche Kriterien dann zählen, steht in Personal-Trainer-Software: Vergleich und Kriterien.

Wie kommst du aus der Tabelle wieder heraus?

Der Umzug ist einfacher, als er wirkt, wenn die Tabelle sauber ist: eine Zeile je Klient, eine Spalte je Angabe, keine verbundenen Zellen. Der Ablauf mit allen Fallstricken steht in Datenumzug: Klienten aus Excel in eine App holen.

Der Fehler, der den Umzug verzögert, ist immer derselbe: alles auf einmal umziehen zu wollen. Sinnvoll sind zuerst die aktiven Klienten, danach die Vorlagen, und die Historie am Ende oder gar nicht.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wie das aussieht, steht auf der Startseite; Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Eine Tabelle reicht bei wenigen Klienten, reiner Betreuung vor Ort und Plänen, die niemand unterwegs braucht. Sie kippt, sobald Werte zurückfließen sollen, sobald die Zahl der Dateien zur eigenen Aufgabe wird und sobald Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO geschützt abgelegt werden müssen. Die Fehleranfälligkeit ist dabei kein Vorwurf an das Können: Eine Tabelle meldet keinen Fehler, sie rechnet weiter. Für Kalkulation und Jahresübersicht bleibt sie trotzdem das beste Werkzeug.