Eigene App entwickeln lassen: Kosten und Aufwand

Irgendwann steht der Gedanke im Raum: eine eigene App, genau nach den eigenen Vorstellungen, ohne monatliche Gebühr. Der Gedanke ist berechtigt. Die Rechnung dahinter sieht nur anders aus, als sie beim ersten Überschlagen aussieht.

Was kostet die Entwicklung?

Die folgenden Korridore stammen aus Preisübersichten deutschsprachiger Agenturen. Sie sind Größenordnungen für Projekte, nicht Angebote:

Der Stundensatz deutscher Agenturen wird mit 100 bis 180 Euro angegeben. Damit lässt sich jedes Angebot gegenprüfen: Ein Festpreis von 15.000 Euro entspricht je nach Satz etwa 85 bis 150 Arbeitsstunden — für eine App mit zwei Rollen, Datenbank und zwei Plattformen ist das wenig.

Wie lange dauert es?

Für ein Standardprojekt werden drei bis sechs Monate genannt, für eine Fitness-App mit Plänen und Mitgliederverwaltung drei bis fünf Monate. Das ist reine Bauzeit.

Davor liegt die Abstimmung: Was soll die App können, wie sieht sie aus, welche Fälle sind vorgesehen. Danach liegt die Einreichung in den Stores. Wer im Januar beginnt, betreut seine ersten Klienten realistisch nicht vor dem Sommer in der eigenen App — und in dieser Zeit läuft die Betreuung weiter, also braucht es ohnehin eine Zwischenlösung.

Warum ist der Bau der kleinere Teil?

Weil eine App kein Gegenstand ist, sondern ein Betrieb. Was nach der Veröffentlichung dauerhaft anfällt:

• Neue Betriebssystemfassungen. iOS und Android erscheinen jährlich in neuen Hauptversionen. Was gestern lief, verlangt morgen eine Anpassung.
• Eine Prüfung bei jeder Version. Apple gibt an, 90 Prozent der Einreichungen innerhalb von 24 Stunden zu prüfen. Schnell, aber jedes Mal.
• Serverbetrieb. Daten liegen irgendwo, werden gesichert und müssen erreichbar bleiben.
• Fehler. Nicht ob, sondern wann — und dann braucht es jemanden, der reagiert.
• Store-Gebühren. 99 US-Dollar im Jahr bei Apple, 25 US-Dollar einmalig bei Google.

Der häufigste Fehler ist deshalb nicht, zu wenig Geld einzuplanen, sondern alles in die erste Fassung zu stecken. Was nach den ersten echten Nutzern geändert werden muss, entscheidet darüber, ob die App benutzt wird — und dafür ist dann nichts mehr übrig.

Was übersieht man bei der Planung?

Drei Bereiche tauchen in keinem ersten Kostenvoranschlag auf und sind bei einer Coaching-App unvermeidlich.

Der erste sind die Übungsinhalte. Eine Trainer-App ohne Übungsvorrat ist ein leeres Gerüst. Videos aufnehmen, schneiden, beschreiben und den Muskelbezug hinterlegen ist eine eigene Produktion, und sie fällt nicht unter Softwareentwicklung. Was hineingehört, steht in Übungsbibliothek aufbauen.

Der zweite ist der Datenschutz. Trainingsdaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Beim Eigenbau bist du nicht mehr nur Verantwortlicher, sondern auch für die technische Seite zuständig: Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Löschkonzept, Serverstandort. Die Anforderungen stehen in EU-Server, Verschlüsselung, Zugriffsrechte.

Der dritte ist der Betrieb im Alltag: Was passiert, wenn ein Klient sein Passwort vergisst, um halb sieben Uhr morgens, im Studio?

Wann rechnet sich der Eigenbau?

Nicht an einer Summe, sondern an zwei Bedingungen. Erstens: Die App muss etwas können, das keine fertige Plattform bietet — ein eigenes Verfahren, eine eigene Methodik, eine Verbindung zu vorhandenen Systemen. Zweitens: Es müssen genug Nutzer da sein, um die Entwicklung zu tragen.

Für einen einzelnen Trainer trifft beides fast nie zu. Für einen Anbieter mit mehreren Standorten, eigener Ausbildung oder einer Methodik, die er lizenziert, kann es aufgehen. Der Zwischenweg, der oft übersehen wird, ist eine fertige Plattform mit eigenem Erscheinungsbild: Wie weit das trägt, steht in Coaching-App mit eigenem Logo.

Wofür geht das Budget tatsächlich drauf?

Die Vorstellung, das Geld fließe in Bildschirme, hält der Praxis nicht stand. Kostenaufstellungen aus der Branche verteilen ein Projektbudget grob in Richtung dieser drei Blöcke: Serverseite und Schnittstellen nehmen etwa 25 bis 30 Prozent, die sichtbare Oberfläche 30 bis 35 Prozent, Test und Absicherung 10 bis 15 Prozent. Der Rest verteilt sich auf Konzept, Abstimmung und Projektleitung.

Bemerkenswert ist der erste Block: Ein Drittel des Geldes fließt in Teile, die niemand jemals sieht — Datenbank, Rechteverwaltung, Synchronisierung, Benachrichtigungen. Genau dort entscheidet sich, ob eine App im Studio ohne Empfang funktioniert und ob zwei Geräte denselben Stand zeigen. Wer bei einem Angebot spart, spart erfahrungsgemäß hier, weil die Ersparnis in der Vorführung nicht auffällt.

Der zweite bemerkenswerte Posten ist der letzte: Test und Absicherung. Bei Gesundheitsdaten ist das kein Zusatz, sondern die Grundlage — und der erste Posten, der bei Zeitdruck gestrichen wird.

Wie prüfst du ein Angebot?

Vier Fragen trennen belastbare Angebote von hübschen:

1. Wem gehört der Quelltext nach Abschluss?
2. Was kostet die Pflege je Jahr, schriftlich?
3. Wer reicht Versionen in den Stores ein?
4. Was passiert, wenn die Agentur den Betrieb einstellt?

Vor allem die vierte Frage entscheidet über das Risiko. Eine App, deren Quelltext niemand außer einer Agentur kennt, ist genauso lange verfügbar wie diese Agentur.

Was ist die ehrliche Alternative?

Eine fertige Plattform mieten und das Geld in Betreuung stecken. Der Vergleichsrahmen dafür steht in Was kostet eine Coaching-App?, die Auswahlkriterien in Personal-Trainer-Software: Vergleich und Kriterien.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wie das aussieht, steht auf der Startseite; Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Eine eigene Coaching-App entwickeln zu lassen kostet nach Übersichten deutschsprachiger Agenturen 20.000 bis 60.000 Euro und drei bis fünf Monate — und das ist der kleinere Teil. Danach bleiben Wartung, jährliche Betriebssystemwechsel, eine Prüfung bei jeder Version und der Betrieb im Alltag. Der Eigenbau rechnet sich nur, wenn die App etwas kann, das es fertig nicht gibt, und genug Nutzer die Entwicklung tragen. Für einen einzelnen Trainer ist die fertige Plattform mit eigenem Erscheinungsbild fast immer der bessere Weg.