Was kostet eine Coaching-App?

Preise für Coaching-Software sind schwer zu vergleichen, weil kaum zwei Anbieter dieselbe Einheit verkaufen. Der eine rechnet je Klient, der andere pauschal, der dritte lockt mit einer Gratis-Stufe und zieht die Grenze genau dort, wo es ernst wird.

Welche Preismodelle gibt es?

Zwei, und sie verhalten sich gegensätzlich:

Ein drittes Modell wird oft als eigenständig verkauft, ist aber nur eine Variante der Staffel: Stufen mit Obergrenze, etwa bis 10, bis 25 und bis 50 Klienten. Der Unterschied ist, dass der Preis nicht gleichmäßig steigt, sondern beim Überschreiten einer Grenze springt — und dieser Sprung fällt meist genau in den Monat, in dem ein einziger Klient dazukommt.

Was kostet eine Coaching-App im Monat?

Die folgenden Spannen stammen aus öffentlichen Preislisten, Stand August 2026. Sie sind Größenordnungen, keine Tarife, und sie ändern sich:

Auffällig ist die Streuung nach oben: Zwischen dem günstigsten und dem teuersten Tarif liegt oft mehr als der Faktor vier, ohne dass sich die Funktionen entsprechend unterscheiden. Bezahlt wird häufig nicht Leistung, sondern Marktstellung.

Was steckt wirklich in einer Gratis-Stufe?

Gratis-Stufen sind kein Geschenk, sondern eine Grenze. Sie enden fast immer dort, wo die Betreuung wirtschaftlich wird — also bei 20 bis 50 Klienten oder bei den Funktionen, die für bezahlte Betreuung nötig sind.

Typisch eingeschränkt sind drei Dinge: Branding, also eigene Farben und Logo; die Auswertung über längere Zeiträume; und Anhänge in Nachrichten, etwa Videos für Technik-Rückmeldungen. Wer eine Gratis-Stufe testet, sollte deshalb vorher nachsehen, ob genau die Funktion enthalten ist, wegen der er wechseln will — sonst testet er ein anderes Produkt.

Welche Kosten kommen zusätzlich dazu?

Drei Posten stehen selten im Tarifvergleich:

• Eigener Eintrag im App Store. Wird als Zusatzleistung verkauft, nach öffentlichen Preislisten ab rund 169 US-Dollar einmalig und rund 39 bis 225 US-Dollar im Monat. Was dahintersteckt, steht in Coaching-App mit eigenem Logo.
• Zusatzmodule. Ernährungsbereich, Zahlungsabwicklung, Terminbuchung werden bei manchen Anbietern getrennt berechnet.
• Deine Zeit für den Einstieg. Übungen anlegen, Vorlagen bauen, Klienten einladen. Das kostet kein Geld, aber es ist der Posten, der einen Wechsel tatsächlich verhindert.

Wann ist eine Staffel günstiger als eine Pauschale?

Solange die Klientenzahl niedrig ist — und das ist bei Personal Training länger der Fall, als viele annehmen. Wie viele Menschen sich sinnvoll betreuen lassen, steht in Wie viele Klienten kann ein Personal Trainer betreuen?.

Der Rechenfehler beim Vergleich ist immer derselbe: Man vergleicht den Einstiegspreis, arbeitet aber ein Jahr später mit einer anderen Klientenzahl. Sinnvoll ist deshalb, beide Modelle mit der Zahl zu prüfen, die man in zwölf Monaten anstrebt, und zusätzlich mit der Hälfte davon — für den Fall, dass es langsamer geht.

Wie ordnest du Softwarekosten neben deinem Honorar ein?

Trainerhonorare liegen laut Branchenübersichten bei selbstständiger Arbeit meist zwischen 50 und 100 Euro je Stunde, mit Ruf und Erfahrung darüber. Vor Ort werden im DACH-Raum je Einheit üblicherweise 60 bis 150 Euro verlangt.

Gegen diese Größenordnung ist Coaching-Software der kleinste Posten in der Kalkulation — kleiner als Miete, Versicherung oder Weiterbildung. Die sinnvolle Frage lautet deshalb nicht „was kostet es", sondern „welche Handgriffe verschwinden dafür". Wie man das sauber durchrechnet, steht in Personal-Training-Preise kalkulieren.

Woran erkennst du versteckte Kosten?

An vier Formulierungen in Preislisten, die regelmäßig etwas anderes bedeuten, als sie versprechen:

Die erste Zeile ist die wichtigste, weil sich daran der reale Monatsbetrag entscheidet. Sinnvoll ist eine klare Definition, welche Klienten zählen — bei KADEA sind das die am Monatsstichtag verknüpften und nicht archivierten.

Was kostet ein späterer Wechsel?

Der Posten, den niemand einplant, weil er erst nach Jahren anfällt. Er besteht aus drei Teilen: dem Herausholen der Daten beim alten Anbieter, dem Anlegen beim neuen und der Zeit, bis alle Klienten wieder eingestiegen sind. Der dritte Teil ist der größte, und er kostet keine Rechnung, sondern Aufmerksamkeit — jeder Wechsel bringt eine Handvoll Klienten dazu, eine Weile gar nichts einzutragen.

Deshalb gehört die Frage nach dem Datenausgang an den Anfang und nicht ans Ende. Wie so ein Umzug abläuft, steht in Datenumzug: Klienten aus Excel in eine App holen.

Was kostet die Alternative?

Eine eigene App bauen zu lassen ist der häufigste Gegenentwurf und der teuerste. Preisübersichten deutschsprachiger Agenturen nennen für eine erste brauchbare Fassung 20.000 bis 35.000 Euro und für eine Fitness-App mit Plänen und Verwaltung 20.000 bis 60.000 Euro bei drei bis fünf Monaten Entwicklungszeit.

Was danach kommt, steht in Eigene App entwickeln lassen: Kosten und Aufwand. Die Kriterien für die Auswahl insgesamt stehen in Personal-Trainer-Software: Vergleich und Kriterien.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Die ersten 14 Tage sind gratis. Wie das aussieht, steht auf der Startseite; Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Coaching-Apps kosten je nach Modell und Klientenzahl sehr Verschiedenes, und der Einstiegspreis sagt darüber wenig aus. Wer vergleicht, rechnet mit der Klientenzahl in zwölf Monaten, prüft, ob archivierte Klienten mitzählen, und sieht sich die drei Posten an, die selten im Tarif stehen: eigener Store-Eintrag, Zusatzmodule und die eigene Einrichtungszeit. Gemessen an Honoraren von 50 bis 100 Euro je Stunde ist Software der kleinste Posten der Kalkulation — entscheidend ist, welche Arbeit dafür verschwindet.