Personal-Training-Preise kalkulieren: so rechnest du richtig

Die meisten Trainer setzen ihren Preis, indem sie schauen, was andere verlangen. Das ergibt eine Zahl, aber keine Kalkulation — und es übernimmt fremde Kosten, die man nicht kennt. Diese Rechnung geht umgekehrt: vom Zielverdienst rückwärts zum Satz.

Warum ist der Stundensatz die falsche Ausgangsgröße?

Weil er das Ergebnis ist, nicht die Eingabe. Wer bei „was verlangt man so?" beginnt, landet in der Marktspanne — im deutschsprachigen Raum meist 60 bis 150 Euro je Einheit, siehe Was kostet Personal Training?. Diese Spanne sagt aber nichts darüber, ob der Satz die eigenen Kosten deckt.

Die Eingabe ist das, was am Jahresende übrig bleiben soll. Alles andere ist Rechenweg.

Welche vier Größen brauchst du?

Wie sieht die Rechnung durchgerechnet aus?

Ein Beispiel mit runden Zahlen. Angenommen, der Zielgewinn vor Steuer und Sozialversicherung liegt bei 60.000 Euro im Jahr.

Schritt 1 — Fixkosten sammeln:

Schritt 2 — nötiger Umsatz: 60.000 Euro Zielgewinn plus 12.000 Euro Fixkosten ergeben 72.000 Euro Jahresumsatz.

Schritt 3 — Einheiten im Jahr: 45 Arbeitswochen mal 20 bezahlte Einheiten ergeben 900 Einheiten.

Schritt 4 — Satz: 72.000 geteilt durch 900 ergibt 80 Euro je Einheit.

Das ist die Untergrenze. Nicht der Preis, den man verlangt, sondern der Preis, unter dem man draufzahlt.

Was passiert, wenn du weniger Einheiten schaffst?

Dieselbe Rechnung mit 15 statt 20 Einheiten pro Woche ergibt 675 Einheiten im Jahr — und damit 107 Euro je Einheit für denselben Zielgewinn. Der Sprung von 80 auf 107 Euro entsteht allein durch die Auslastung, nicht durch bessere Leistung.

Die Tabelle erklärt nebenbei, warum sehr niedrige Sätze im Markt vorkommen: Sie setzen eine Auslastung voraus, die dauerhaft schwer zu halten ist.

Warum sind 52 Arbeitswochen die teuerste Annahme?

Weil sie nirgends stattfinden. Fünf Wochen Urlaub, Feiertage und ein paar Krankheitstage ergeben zusammen leicht sieben Wochen ohne Umsatz. Wer mit 52 rechnet, verteilt seinen Jahresbedarf auf 15 Prozent mehr Einheiten, als es geben wird — der kalkulierte Satz liegt dann zu niedrig, und zwar dauerhaft.

Dazu kommt die unbezahlte Zeit. Branchenerhebungen nennen rund 15 Stunden pro Woche für Planung, Pläne schreiben, Nachrichten und Organisation. Bei 20 bezahlten Einheiten steht damit eine reale Arbeitswoche von etwa 35 Stunden im Raum. Diese Stunden dürfen nicht als „nebenbei" behandelt werden — sie sind der Grund, warum die Zahl der Einheiten nicht beliebig steigt.

Wie wirken Blöcke auf die Kalkulation?

Ein Zehnerblock mit 15 Prozent Rabatt senkt den Satz von 80 auf 68 Euro. Das ist nur dann tragbar, wenn der Block etwas zurückgibt: planbare Termine, weniger Akquise, weniger Ausfall.

Wer den Rabatt gibt, ohne die Gegenleistung einzufordern — feste Termine, begrenzte Gültigkeit, klare Ausfallregel —, verschenkt den Vorteil und behält nur den Preisnachlass.

Wie kalkulierst du laufende Online-Betreuung?

Beim Monatspreis fällt die Einheit als Bezugsgröße weg. Gerechnet wird stattdessen in Betreuungsstunden pro Klient und Monat — alles, was tatsächlich Zeit kostet: Plan schreiben und anpassen, Rückmeldungen, Nachrichten, Auswertung, gelegentlicher Videocall.

Ein Beispiel: Ein Klient in enger Betreuung bindet drei Stunden im Monat. Bei einem angestrebten Stundenwert von 80 Euro entspricht das 240 Euro im Monat. Wer 150 Euro verlangt, arbeitet in dieser Betreuung für rund 50 Euro die Stunde — was in Ordnung sein kann, aber eine Entscheidung sein sollte und kein Versehen.

Die Marktspanne für Online-Betreuung liegt bei 80 bis 120 Euro im Monat für Rückmeldung alle zwei Wochen und bei 120 bis 200 Euro für wöchentliche Rückmeldung mit laufender Anpassung. Spezialisierte Angebote liegen über 300 Euro. Wer in dieser Spanne kalkuliert, muss die Betreuungszeit begrenzen — sonst frisst ein einzelner sehr aktiver Klient die Marge von dreien.

Was passiert bei Absagen und Ausfällen?

Ausfälle sind kein Randthema, sondern eine Position in der Kalkulation. Fällt von zwanzig geplanten Einheiten eine Woche für Woche aus, sind das 5 Prozent Umsatz — und der Termin ist nicht nachträglich verkäuflich, weil die Zeit vorbei ist.

Zwei Stellschrauben: eine Absagefrist mit Ausfallregel im Angebot, und die Erinnerung vor dem Termin. Wie stark das wirkt und was sich in der Praxis bewährt hat, steht in No-Shows reduzieren.

Wer keine Ausfallregel hat, sollte den erwarteten Ausfall in den Satz einpreisen. Bei angenommenen 5 Prozent Ausfall bedeutet das rund 4 Euro Aufschlag auf einen 80-Euro-Satz — unauffällig im Preis, spürbar im Jahr.

Was kostet die Betreuung dich selbst?

In den Fixkosten oben stehen 1.200 Euro im Jahr für Software. Das ist der Posten, der am ehesten übersehen wird, weil er als „Kleinigkeit" beginnt und mit jedem Klienten mitwächst. Wichtig ist deshalb, dass die Kosten mit der Zahl der Klienten mitlaufen und nicht mit einer Paketstufe springen.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wie das im Betrieb aussieht, steht auf der Startseite; wer damit arbeiten will, bewirbt sich unter Trainer werden.

Fazit

Ein belastbarer Stundensatz entsteht aus vier Zahlen: Zielgewinn, Fixkosten, Arbeitswochen und bezahlte Einheiten pro Woche. Setzt man 45 Wochen und 20 Einheiten an, ergeben 60.000 Euro Zielgewinn plus 12.000 Euro Fixkosten einen Satz von 80 Euro. Fällt die Auslastung auf 15 Einheiten, müssen es 107 Euro sein. Die Marktspanne ist danach nur noch die Kontrolle, ob der errechnete Satz durchsetzbar ist — nicht die Grundlage der Kalkulation.