Wiederkehrende Einnahmen als Trainer aufbauen

Über wiederkehrende Einnahmen wird meist als Produktfrage gesprochen: Paket oder Einzelstunde, Abo oder Block. Nützlicher ist es, sie als Kennzahl zu behandeln — eine einzige Zahl, die sagt, wie viel Akquise ein Betrieb jeden Monat braucht, nur um stehen zu bleiben.

Was zählt als wiederkehrende Einnahme?

Der Teil des Monatsumsatzes, der ohne neuen Verkauf wieder anfällt. Der Preis ist dabei unerheblich, die Wiederholung ist der Punkt:

Die zweite Zeile ist die, über die am häufigsten falsch gedacht wird. Ein Zehnerblock bringt Geld früher herein, aber er wiederholt sich nicht von selbst — nach der zehnten Einheit steht derselbe Verkauf wieder an.

Wie messe ich den Anteil?

Umsatz aus laufenden Betreuungen geteilt durch den Gesamtumsatz des Monats. Diese Zahl über zwölf Monate verfolgt sagt mehr über die Stabilität eines Betriebs als jede Umsatzsumme.

Der Grund: Zwei Trainer mit identischem Jahresumsatz können völlig verschieden dastehen. Der eine beginnt jeden Januar bei null und verkauft sich durch das Jahr; der andere startet mit achtzig Prozent des Vorjahres im Rücken. Nur die Kennzahl macht diesen Unterschied sichtbar.

Wie viel Abwanderung muss ich einrechnen?

Mehr, als angenehm ist. Branchenberichte nennen für deutsche Fitnessstudios eine jährliche Abwanderung von 25 bis 40 Prozent; nach einer Befragung steigen 84 Prozent der Neumitglieder binnen zwei Jahren wieder aus.

Auf laufende Betreuung übertragen: Wer 30 Klienten hat und 30 Prozent im Jahr verliert, muss neun im Jahr ersetzen — allein um die gleiche Höhe zu halten. Erst der zehnte neue Klient ist Wachstum.

Diese Rechnung ist der eigentliche Wert der Kennzahl: Sie verwandelt „ich brauche mehr Klienten" in eine Zahl mit Termin. Woran beginnende Abwanderung früh erkennbar ist, steht in Warum Klienten abspringen.

Warum ist wiederkehrender Umsatz mehr wert als derselbe Betrag einmalig?

Aus zwei Gründen, die zusammenwirken:

• Er kostet keine erneute Verkaufsarbeit. Nach einer verbreiteten Faustformel ist die Gewinnung eines neuen Kunden rund fünfmal teurer als das Halten eines bestehenden.
• Er macht Planung möglich. Ein Betrieb, dessen Grundlast bekannt ist, kann Fixkosten eingehen, Urlaub planen und Preise erhöhen, ohne zu raten.

Der zweite Punkt wird unterschätzt. Der Break-even lässt sich nur dann als Steuergröße nutzen, wenn ein Teil der Einnahmen vorhersehbar ist — nachzulesen in Auslastung berechnen.

Wie stelle ich von Einzelstunden um?

Nicht auf einmal und nicht für alle. Der Weg, der ohne Einbruch funktioniert:

1. Neue Klienten bekommen von Anfang an nur das laufende Modell.
2. Bestehende Klienten wechseln beim nächsten Verlängerungsgespräch, nicht dazwischen — der richtige Zeitpunkt dafür steht in Verlängerungsgespräch führen.
3. Wer nicht wechseln will, bleibt bei Einzelstunden. Ein erzwungener Wechsel kostet mehr Klienten, als das Modell im ersten Jahr einbringt.

So bricht kein Umsatz weg, während das Modell noch getestet wird. Wie die Pakete selbst aufgebaut und begründet werden, steht in Betreuungspakete statt Einzelstunden.

Welche Grundlast trägt der Betrieb?

Die brauchbare Zielgröße ist nicht ein Prozentsatz, sondern eine Deckung: Der wiederkehrende Umsatz sollte mindestens die Fixkosten decken. Dann ist jede zusätzliche Einheit Gewinn statt Grundversorgung — und ein schwacher Monat kostet Gewinn, nicht die Existenz.

In Österreich gehören dazu die Posten, die unabhängig vom Umsatz laufen: die SVS-Unfallversicherung mit fix 12,95 Euro im Monat und die Beiträge auf die Mindestbeitragsgrundlage von 551,10 Euro monatlich (2026).

Was ändert sich steuerlich und bei der Abrechnung?

Zwei Punkte, die beim Wechsel auf Monatsbeträge regelmäßig übersehen werden.

Der Zeitpunkt der Einnahme verschiebt sich. Ein Zehnerblock bringt den gesamten Betrag in einem Monat, ein Monatsmodell verteilt ihn über zehn. Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt in Österreich wie in Deutschland der Zufluss — das Umstellungsjahr sieht deshalb schwächer aus, als es ist, weil die Vorauszahlungen wegfallen und die Monatsbeträge erst anlaufen.

Die Zahlungsart entscheidet über die Registrierkasse. In Österreich greift die Registrierkassenpflicht erst, wenn über 15.000 Euro Jahresumsatz netto und über 7.500 Euro Barumsatz netto zusammenkommen — beide Grenzen zugleich. Wer auf Monatsbeträge per Überweisung oder Lastschrift umstellt, senkt den Barumsatz und fällt damit oft ganz aus der Pflicht heraus. Zu beachten ist dabei, dass auch die Kartenzahlung vor Ort als Barumsatz gilt. Welche Zahlungswege sich sonst unterscheiden, steht in Abrechnung mit Klienten.

Was macht ein laufendes Modell kaputt?

Drei Dinge, alle vermeidbar:

• Unklare Leistung. Wenn nicht feststeht, was im Monat enthalten ist, entscheidet das jeder Klient für sich — und beide Seiten fühlen sich ungerecht behandelt.
• Keine Mindestlaufzeit und kein Kündigungstermin. Dann wandert der Bestand unkontrolliert, und die Kennzahl schwankt so stark, dass sie nicht mehr steuert.
• Betreuung, die nicht stattfindet. Ein Monatsbetrag ohne spürbare Gegenleistung wird beim ersten ruhigen Monat gekündigt.

Der dritte Punkt ist der häufigste. Nach einer Branchenerhebung halbiert bereits zweimal monatlicher Trainerkontakt die Kündigungswahrscheinlichkeit — wenig, aber es muss stattfinden.

Was braucht das im Betrieb?

Einen Ort, an dem die laufende Betreuung sichtbar ist — für den Klienten als Gegenwert und für dich als Kennzahl. Ohne diese Sichtbarkeit ist der Monatsbetrag eine Abbuchung, und Abbuchungen ohne sichtbare Gegenleistung werden gekündigt.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wie sich das auf das Einkommen auswirkt, steht in Was verdient ein Personal Trainer?; die Funktionen zeigt die Startseite, Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Wiederkehrende Einnahmen sind eine Kennzahl, kein Produkt: der Anteil des Umsatzes, der ohne neuen Verkauf wieder anfällt. Wer ihn kennt, kennt auch die Zahl, die wirklich zählt — wie viele Klienten im Jahr ersetzt werden müssen, nur um stehen zu bleiben. Bei einer Abwanderung von 25 bis 40 Prozent sind das bei 30 Klienten sieben bis zwölf im Jahr. Die brauchbare Zielgröße ist dabei nicht ein Prozentsatz, sondern eine Deckung: Sobald die Grundlast die Fixkosten trägt, wird ein schwacher Monat zu einem Ergebnisproblem statt zu einem Existenzproblem.

Hinweis: Die genannten Branchenzahlen stammen aus Verbandsberichten und Befragungen mit Stand August 2026, nicht aus amtlichen Erhebungen, und sind als Größenordnung zu lesen. Die Sozialversicherungswerte gelten für Österreich im Jahr 2026.