Auslastung berechnen: ab wie vielen Stunden trägt dich dein Angebot

Die meisten Trainer kennen ihren Stundensatz und ihre Klientenzahl. Die Zahl dazwischen kennen die wenigsten: ab wie vielen verkauften Stunden der Betrieb tatsächlich trägt. Sie ist die einzige, die eine schwache Woche einordnet.

Was genau ist der Break-even?

Die Zahl verkaufter Stunden, ab der alles gedeckt ist — Fixkosten, Sozialversicherung, Steuer und der eigene Lebensunterhalt. Alles darüber ist Gewinn, alles darunter zehrt an der Rücklage.

Er wird von hinten gerechnet:

Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer beim Stundensatz beginnt, rechnet vorwärts zu einem Ergebnis, das er nicht braucht, statt rückwärts zu der Zahl, die er braucht. Die vollständige Preisrechnung dazu steht in Personal-Training-Preise kalkulieren.

Welche Kosten gehören in die Fixkosten?

Alles, was auch in einem Monat ohne Klienten anfällt:

• Raum oder Studiobeteiligung
• Versicherungen — welche wirklich nötig sind, steht in Versicherung für Personal Trainer
• Software, Fahrzeug, Fortbildung, Buchhaltung, Kammerbeiträge

Dazu die Posten, die in Österreich unabhängig vom Umsatz laufen: die SVS-Unfallversicherung mit fix 12,95 Euro im Monat und die Beiträge auf die Mindestbeitragsgrundlage von 551,10 Euro monatlich (2026). Beide fallen auch in einem schwachen Monat an — genau deshalb gehören sie zu den Fixkosten und nicht zu den variablen.

Warum ist der Nenner wichtiger als der Zähler?

Weil „Auslastung" drei verschiedene Dinge bedeuten kann, je nachdem, wodurch geteilt wird:

Die verfügbaren Stunden sind das, was nach der unbezahlten Arbeit übrig bleibt. Nach einer Branchenerhebung entfallen rund 15 Stunden pro Woche auf Planung, Pläne und Organisation. Bei einer 40-Stunden-Woche bleiben damit höchstens 25 Stunden — und davon gehen Fahrt, Leerlauf und Absagen noch ab.

Was ist ein guter Auslastungsgrad?

Dazu gibt es keine belastbare Branchenzahl, und das gehört gesagt. Wer eine nennt, hat sie geschätzt.

Brauchbar ist stattdessen die eigene Reihe: verkaufte Stunden geteilt durch verfügbare, Monat für Monat über mindestens ein halbes Jahr. Erst diese Reihe zeigt, ob eine schwache Woche ein Ausreißer war oder ein Trend — und sie ist die einzige Grundlage, auf der sich eine Preiserhöhung oder eine Erweiterung begründen lässt.

Warum sind 52 Wochen die teuerste Annahme?

Weil es sie nicht gibt. Urlaub, Krankheit, Feiertage und die Lücken beim Klientenwechsel kosten Wochen, und zwar jedes Jahr.

Wer mit 52 Wochen kalkuliert, verteilt den Jahresbedarf auf mehr Wochen als vorhanden und errechnet dadurch einen zu niedrigen Stundensatz. Der Fehler fällt nicht sofort auf, sondern erst am Jahresende — und dann als fehlender Betrag, nicht als Rechenfehler. Was Urlaub konkret kostet und wie er vorbereitet wird, steht in Urlaub als selbstständiger Trainer.

Wie unterscheidet sich das von der Kapazitätsfrage?

Es sind drei verschiedene Fragen, die regelmäßig vermischt werden:

Die dritte ist die einzige, die eine Untergrenze liefert. Kapazität sagt, was oben möglich ist; der Break-even sagt, was unten nötig ist. Zwischen beiden liegt der Spielraum, und wer nur die obere Zahl kennt, weiß nicht, wie viel Spielraum er hat.

Was passiert unterhalb des Break-even?

Nichts Sichtbares — das ist das Gefährliche daran. Die Rücklage sinkt, aber der Kalender sieht voll aus, weil unbezahlte Arbeit dieselbe Zeit belegt wie bezahlte.

Deshalb ist der Break-even keine einmalige Rechnung, sondern eine Kennzahl: einmal im Quartal gegen die tatsächlich verkauften Stunden gehalten. Zwei Quartale darunter sind ein Signal, kein Zufall — und die Reaktion darauf ist selten mehr Werbung, sondern meist ein anderes Angebot. Welche Modelle den Bedarf senken, steht in Betreuungspakete statt Einzelstunden.

Wie senke ich die nötige Stundenzahl?

Drei Wege, in der Reihenfolge ihrer Wirkung:

1. Unbezahlte Zeit senken. Bei 15 Stunden pro Woche liegt dort der größte Hebel — jede eingesparte Stunde ist eine verkaufbare.
2. Deckungsbeitrag je Stunde erhöhen, entweder über den Preis oder über weniger Fahrt. Die Rechnung dazu steht in Online oder vor Ort.
3. Fixkosten prüfen. Der kleinste Hebel, aber der einzige, der sofort wirkt.

Woher kommen die Zahlen für die Rechnung?

Aus der eigenen Aufzeichnung, nicht aus der Erinnerung. Verkaufte Stunden, Absagen, Klientenzahl und der Zeitbedarf je Klient sind die vier Reihen, die den Break-even tragen — und alle vier entstehen nebenbei, wenn Termine und Betreuung an einem Ort laufen.

KADEA ist eine Coaching-App für Personal Trainer im deutschsprachigen Raum: Trainingspläne, 412 Übungen mit Video, Nachrichten und Fortschritt in einer App, die das Logo und die Farben des Trainers trägt. Der Zugang kostet 50 € im Monat plus 10 € je aktivem Klienten (zzgl. USt.), die Daten liegen auf EU-Servern in Irland.

Wie sich das auf das tatsächliche Einkommen auswirkt, steht in Was verdient ein Personal Trainer?; die Funktionen zeigt die Startseite, Trainer bewerben sich über Trainer werden.

Fazit

Der Break-even ist die Zahl, die eine schwache Woche einordnet — ohne sie ist jede Woche entweder beruhigend oder beunruhigend, aber nie eingeordnet. Er wird von hinten gerechnet, beginnend beim Nettobedarf, und der Nenner ist dabei wichtiger als der Zähler: gemessen wird an verfügbaren Stunden, und davon gibt es bei rund 15 Stunden Verwaltung pro Woche höchstens 25. Eine allgemeingültige Auslastungsquote gibt es nicht, die eigene Reihe über sechs Monate schon.

Hinweis: Die genannte Verwaltungszeit stammt aus einer Branchenerhebung, die Sozialversicherungswerte gelten für Österreich im Jahr 2026 und ändern sich jährlich. Der Beitrag ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.